Wersja dokumentu: 10 października 2026 r.
1. Administrator danych i kontakt
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z serwisem www.hawra.pl i kontaktem z HAWRA jest HAWRA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą i adresem: Smroków 5, 32-090 Słomniki, Polska. KRS: 0001234389; NIP: 6821813581; REGON: 544461323.
Kontakt z administratorem w sprawach danych osobowych: kontakt@hawra.pl, telefon 789 799 876 lub pisemnie na wskazany adres spółki. Opisz krótko sprawę lub żądanie i wskaż, w jaki sposób możemy przekazać odpowiedź.
Polityka dotyczy strony informacyjnej i kontaktu przez formularz, e-mail lub telefon. Nie opisuje przetwarzania dokumentacji księgowej w ramach przyszłej współpracy. Jeżeli taka współpraca zostanie ustalona, przekazujemy osobne informacje o danych, stosownie do jej rzeczywistego zakresu.
2. Jakie dane są przetwarzane
Formularz kontaktowy
Formularz przekazuje imię, adres e-mail, temat i treść wiadomości oraz informację o potwierdzeniu zapoznania się z zasadami przetwarzania danych. Do wiadomości mogą trafić informacje, które samodzielnie podasz w treści. Formularz nie wymaga numeru PESEL, NIP, adresu zamieszkania, danych płatniczych ani załączników.
Podanie danych kontaktowych jest dobrowolne i nie wynika z obowiązku ustawowego. Wypełnienie oznaczonych pól jest jednak potrzebne do skorzystania z formularza i udzielenia odpowiedzi. Brak wymaganych danych lub niepoprawny adres e-mail uniemożliwi wysłanie albo odpowiedź. Możesz przeglądać stronę bez przesyłania zapytania i skorzystać z innego wskazanego kanału kontaktu.
Ogranicz wiadomość do informacji potrzebnych do opisania sprawy. Nie wysyłaj danych o zdrowiu, haseł, danych kart, skanów dokumentów tożsamości ani dokumentacji innych osób. Nie podawaj danych pracowników, klientów czy członków rodziny, jeśli nie są potrzebne do pierwszego kontaktu.
E-mail i telefon
Przy bezpośredniej korespondencji przetwarzane są dane nadawcy, adres e-mail, treść wiadomości i dane potrzebne do odpowiedzi. W kontakcie telefonicznym mogą być przetwarzane numer telefonu i informacje przekazane w rozmowie. Strona nie zawiera funkcji nagrywania rozmów. Nie prowadzimy newslettera ani bazy zapisów marketingowych.
Dane techniczne
Serwer potrzebuje danych połączenia, aby dostarczyć stronę. Logi dostępu i błędów hostingu mogą zawierać adres IP, czas żądania, adres odwiedzanej podstrony, kod odpowiedzi oraz informacje o przeglądarce i systemie urządzenia. Służą zapewnieniu działania strony, rozpoznawaniu problemów i ochronie infrastruktury, w zakresie wynikającym z ustawień usług hostingu.
Zabezpieczenie formularza rozpoznaje częstotliwość żądań na podstawie skrótu adresu IP obliczanego z użyciem tajnego klucza i znaczników czasu. Ten mechanizm nie przechowuje treści wiadomości ani surowego adresu IP. Skrót jest danymi służącymi ochronie formularza i nie jest wykorzystywany do reklamy ani śledzenia zachowania na innych stronach.
Dziennik bezpieczeństwa aplikacji zawiera ogólne kody zdarzeń, czas i losowe oznaczenie zgłoszenia. Nie zapisuje imienia, adresu e-mail, treści zapytania, surowego adresu IP, danych logowania do poczty ani szczegółowej odpowiedzi serwera pocztowego.
3. Cele i podstawy przetwarzania
Obsługa zapytań i korespondencji
Dane służą odczytaniu zapytania, udzieleniu odpowiedzi i prowadzeniu korespondencji w tej sprawie. Dla ogólnych pytań oraz kontaktu osoby reprezentującej firmę podstawą jest prawnie uzasadniony interes administratora polegający na obsłudze przychodzących wiadomości i komunikacji z zainteresowanymi osobami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Jeżeli osoba fizyczna prosi o działania potrzebne przed zawarciem umowy, której sama ma być stroną, w niezbędnym zakresie zastosowanie może mieć art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Ta podstawa nie dotyczy automatycznie każdej wiadomości ani danych osoby występującej wyłącznie w imieniu innego podmiotu. Samo przesłanie formularza nie oznacza zawarcia umowy o usługi księgowe.
Bezpieczeństwo strony i wyjaśnianie problemów
Dane techniczne i informacje dotyczące zgłoszeń służą zapewnieniu działania strony, przeciwdziałaniu spamowi i nadużyciom, rozpoznawaniu błędów oraz rozpatrywaniu problemów związanych z serwisem. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO i interes w bezpiecznej, dostępnej komunikacji oraz ochronie infrastruktury.
Realizacja praw i rzeczywiste roszczenia
Obsługa żądań dotyczących danych osobowych jest potrzebna do wykonywania obowiązków z RODO — art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Gdy powstanie rzeczywista potrzeba ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczenia, niezbędna korespondencja może być przetwarzana na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w interesie ochrony praw administratora.
Wymagane pole przy formularzu potwierdza zapoznanie się z informacją. Nie jest zgodą na wszystkie cele przetwarzania ani na marketing. Dane z zapytania nie są dodawane do listy marketingowej. Jeżeli w przyszłości powstanie odrębna funkcja oparta na zgodzie, podamy jej cel i warunki przed jej wykorzystaniem.
4. Sesja i cookies
Po otwarciu formularza używany jest niezbędny plik cookie sesji HAWRA_SESSION. Zawiera losowy identyfikator; treść formularza nie jest umieszczana w tym pliku cookie. Stan sesji po stronie serwera służy zabezpieczeniu wysyłki, komunikatom po wysłaniu i ochronie przed przypadkowym ponowieniem.
Po błędzie formularza poprawnie ograniczone dane pól mogą zostać na krótko zachowane w prywatnym pliku sesji na serwerze, aby nie trzeba było wpisywać ich ponownie. Są pobierane i usuwane z aktywnego stanu przy następnym wyświetleniu formularza. Serwis nie prowadzi trwałego archiwum zgłoszeń w plikach ani bazie danych; właściwa korespondencja po wysłaniu jest przechowywana w poczcie.
Strona nie zawiera analityki reklamowej, pikseli, zewnętrznych map, zewnętrznych krojów pisma ani narzędzi śledzących. Nie korzysta z reklamowych lub analitycznych cookies ani z pamięci lokalnej przeglądarki do śledzenia. Szczegóły sesji i ustawień przeglądarki opisuje strona Cookies.
5. Jak długo dane są przechowywane
Okres przechowywania zależy od celu i rzeczywistej potrzeby. Nie przyjęto jednego okresu dla wszystkich danych.
- Korespondencja: przez czas obsługi sprawy i potrzebnej wymiany wiadomości. Po zamknięciu sprawy usuwamy zbędną korespondencję i własne kopie. Zachowanie określonej wiadomości wymaga konkretnego obowiązku lub rzeczywistej potrzeby ochrony praw; okres wyznacza wtedy ten obowiązek albo właściwy termin przedawnienia. Sam fakt kontaktu nie uzasadnia bezterminowego archiwum.
- Dane sesji formularza: aktywny stan wygasa po jednej godzinie bezczynności. Dane zachowane do poprawienia błędu są usuwane ze stanu przy kolejnym wyświetleniu formularza. Usuwanie nieaktywnych plików odbywa się przy kolejnych żądaniach; wygaśnięcie stanu i fizyczne usunięcie pliku mogą nastąpić w różnych chwilach.
- Ograniczenie częstotliwości: skrót adresu IP i powiązane z nim znaczniki czasu służą ocenie prób z ostatnich 15 minut, a łączny licznik wysyłek — z ostatniej godziny. Nieaktualne wpisy są usuwane przy kolejnej próbie wysłania formularza, więc ich fizyczne usunięcie może nastąpić później, jeśli nie ma kolejnych wysyłek.
- Dziennik bezpieczeństwa aplikacji: przewidziano usuwanie dziennych plików starszych niż 14 dni przy kolejnych zdarzeniach uruchamiających porządkowanie. Przy braku aktywności usunięcie może nastąpić później. Te dzienniki nie zawierają treści zapytań ani bezpośrednich danych kontaktowych.
- Logi i kopie u dostawcy: przez okres potrzebny do utrzymania bezpieczeństwa, wyjaśnienia problemu lub odtworzenia danych w ramach ustawień danej usługi. Przy doborze zakresu i okresu uwzględniamy konieczność odzyskania działania oraz zasadę ograniczenia przechowywania. Dane usunięte z aktywnej skrzynki mogą pozostać w odrębnej kopii do jej zastąpienia lub usunięcia w cyklu kopii zapasowych; dostęp do nich ogranicza się do odtwarzania i potrzeb ochrony danych.
Jeżeli zapytanie doprowadzi do odrębnej współpracy, przechowywanie danych potrzebnych do tej współpracy będzie określone według jej zakresu i właściwych obowiązków. Samo wysłanie pierwszego pytania nie powoduje obowiązku przechowywania go jak dokumentacji księgowej.
6. Odbiorcy, hosting i miejsce przetwarzania
Dostęp do zapytań ograniczamy do osób upoważnionych do ich obsługi oraz dostawców, których udział jest potrzebny do utrzymania strony i poczty. Odbiorcami mogą być dostawca hostingu i poczty, osoba zapewniająca administrację techniczną oraz, w razie konkretnej potrzeby, doradca wspierający obsługę roszczenia. Udostępniamy dane w niezbędnym zakresie i na odpowiedniej podstawie. Dane mogą też zostać przekazane organowi uprawnionemu na podstawie przepisów.
Dostawcą hostingu i poczty jest LH.pl sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu. Formularz przekazuje wiadomości przez uwierzytelnione i szyfrowane połączenie pocztowe. Dostęp dostawcy dotyczy danych potrzebnych do świadczenia hostingu, poczty i utrzymania ich bezpieczeństwa, zgodnie z warunkami tych usług. Dostawca informuje, że jego serwery hostingowe znajdują się w Polsce.
Treść zapytania trafia do wskazanej skrzynki HAWRA, a odpowiedź na podany adres użytkownika. Dostawca poczty użytkownika może przetwarzać otrzymaną odpowiedź zgodnie ze swoimi warunkami. Zwykłe odnośniki do innych stron nie uruchamiają w serwisie narzędzi tych stron; przejście do nich jest odrębną decyzją użytkownika.
HAWRA nie organizuje w ramach przyjętego sposobu działania tej strony odrębnego przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy ani do organizacji międzynarodowych. Wybrany hosting i własna poczta są usługami polskiego dostawcy, który wskazuje lokalizację swoich serwerów hostingowych w Polsce. Serwis nie korzysta z zewnętrznych narzędzi śledzących lub reklamowych. Jeżeli zmiana dostawcy albo dodanie nowych narzędzi będzie wiązać się z przekazaniem poza EOG, przed ich wykorzystaniem przekażemy informację o jego podstawie, zabezpieczeniach i sposobie uzyskania informacji o nich.
7. Twoje prawa
W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania przysługuje Ci prawo dostępu do swoich danych i kopii, sprostowania danych nieprawidłowych, uzupełnienia danych, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Prawa te stosuje się na warunkach określonych w RODO; na przykład uzasadniony obowiązek zachowania określonych danych może ograniczać ich usunięcie.
Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Zaprzestaniemy takiego przetwarzania, chyba że wykażemy ważne prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności albo podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Prawo przenoszenia danych dotyczy danych dostarczonych przez Ciebie i przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy, jeśli spełnione są pozostałe warunki RODO. Gdy określone przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją cofnąć w dowolnym momencie, bez wpływu na wcześniejsze zgodne z prawem przetwarzanie. Samo potwierdzenie zapoznania się z polityką nie jest taką zgodą.
Żądanie możesz skierować na kontakt@hawra.pl. Opisz, którego prawa i danych dotyczy. Nie przesyłaj od razu skanu dokumentu tożsamości. Jeżeli pojawią się uzasadnione wątpliwości co do tożsamości, można poprosić o dodatkową, proporcjonalną informację konieczną do jej potwierdzenia.
RODO przewiduje odpowiedź bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. W sytuacjach przewidzianych prawem termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, z poinformowaniem w pierwszym miesiącu o przyczynach. Realizacja praw jest co do zasady bezpłatna, z wyjątkami dotyczącymi ewidentnie nieuzasadnionych lub nadmiernych żądań.
Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy. Informacje o sposobie jej wniesienia są dostępne na stronie UODO. Kontakt z HAWRA nie jest warunkiem złożenia skargi.
8. Dane innych osób i decyzje automatyczne
Co do zasady dane pochodzą od osoby, która kontaktuje się z HAWRA, oraz z połączenia jej urządzenia z serwerem. Jeżeli ktoś przekaże w wiadomości dane innej osoby, ich źródłem jest nadawca tej wiadomości. Weryfikujemy potrzebę dalszego przetwarzania, jego podstawę i obowiązek przekazania tej osobie informacji zgodnie z art. 14 RODO, z uwzględnieniem przewidzianych w nim wyjątków. Dane zbędne usuwamy.
Serwis nie profiluje użytkowników w celach reklamowych i nie podejmuje wobec nich wyłącznie automatycznych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie na nich wpływających. Techniczne zabezpieczenia mogą automatycznie odrzucić nieprawidłową albo zbyt częstą wysyłkę. W takiej sytuacji dostępny jest kontakt bezpośredni.
9. Bezpieczeństwo i aktualizacje
Ograniczamy zbierane informacje do potrzeb kontaktu i bezpieczeństwa, oddzielamy pliki prywatne od strony publicznej i ograniczamy dostęp do poczty. Formularz sprawdza dane i długość pól oraz stosuje zabezpieczenia przed wykorzystaniem cudzej sesji, spamem i nieuprawnioną zmianą nagłówków wiadomości. Publiczna strona korzysta z HTTPS, a formularz — z szyfrowanego połączenia z uwierzytelnionym serwerem poczty.
Zabezpieczenia obejmują także aktualizacje oprogramowania, właściwą konfigurację hostingu, ograniczone uprawnienia, ochronę kont i kopie zapasowe. W razie naruszenia oceniamy obowiązek zawiadomienia organu nadzorczego i osób, których dane dotyczą, zgodnie z RODO.
Aktualizujemy politykę przy zmianie administratora, dostawcy, narzędzi lub celu przetwarzania. Data aktualnej wersji znajduje się na początku dokumentu. Informację o nowym celu przekazujemy przed jego realizacją, a gdy prawo wymaga zgody — uzyskujemy ją przed rozpoczęciem przetwarzania w tym celu.
Zasady ochrony danych określa RODO w EUR-Lex, w szczególności art. 5, 6, 12–14, 21, 25 i 32. Warunki korzystania ze strony opisuje regulamin serwisu.